Concha y Toro reduce su TCO en un 35% y mejora la administración de sus sistemas de comunicación usando Google Apps Premier Edition

“Google Apps nos permite estar a la vanguardia en tecnología al servicio de las personas, por su estructura de colaboración e innovación permanente”.

Daniel Durán
CIO de Viña Concha y Toro

Viña Concha y Toro es la principal productora y exportadora de vinos de Latinoamérica y una de las diez viñas más importantes del mundo, con ventas en 2008 por US$ 590 millones y un volumen consolidado de 26,6 millones de cajas.

Fundada en 1883 por Don Melchor Concha y Toro, la compañía hoy cuenta con más de 8.000 hectáreas plantadas y sus vinos son exportados a más de 135 países. En su exitosa trayectoria, sus vinos han recibido importantes reconocimientos internacionales, especialmente sus íconos Don Melchor y Carmín de Peumo. A nivel corporativo ha sido elegida en 2009 y por cuarto año consecutivo, como la tercera marca de vino más poderosa a nivel mundial (Fuente: Intangible Business, “The Power 100”, 2009).

El significativo crecimiento que la empresa tuvo durante los últimos años ha estado siempre acompañado por una política de constante innovación tecnológica que abarca a su departamento de TI que, consciente de la necesidad de concentrarse en el negocio de la viña, tiene actualmente una fuerte orientación a la externalización de servicios tecnológicos.

Desde 2003, Viña Concha y Toro venía de implementar sistemas propietarios como Lotus Notes o Microsoft Exchange, plataforma a la que habían migrado no sin inconvenientes en 2003. Pero en 2009, al momento de renovar licencias, la compañía visualizó una oportunidad de cambio, idealmente basada en el esquema Cloud Computing.

Con 1.500 usuarios en 53 locaciones distribuidos en tres continentes, el reto era migrar a un sistema que permitiera aumentar el tamaño de las casillas de correo electrónico, posibilitara la colaboración en línea, soportara la incorporación de nuevas cuentas en forma flexible y, acorde con el crecimiento de la empresa, brindara una plataforma de mensajería instantánea y acceso desde dispositivos móviles al correo electrónico, todo esto con un garantizado respaldo de la información.

Viña Concha y Toro decidió implementar la suite de Google Apps por sus nuevas y mejores funcionalidades. La migración hacia esta solución 100% web ha sido gradual. Se trabajó inicialmente con un universo de 1.250 usuarios localizados en Chile, comenzando por las áreas de procesos, tecnología, mesa de ayuda y soporte en terreno.

La implementación continuó durante un plazo de 8 meses por las distintas áreas de la empresa, cumpliendo la estrategia de realizar un cambio paulatino y controlado. Se realizó además una capacitación gradual y específica para cada una de ellas que incluyó un curso de e-learning corporativo.

La intervención del partner Tigabytes ha sido de gran importancia para la implementación de Google Apps por su vasta experiencia en el mercado, su conocimiento sobre las soluciones Google, facilidades de integración para el desarrollo interno y, sobre todo, por su apoyo efectivo en la elaboración de los planes de capacitación y migración.

Daniel Durán, CIO de Viña Concha y Toro, hizo hincapié en las ventajas de una paulatina migración a la nueva solución, ya que, al realizar el cambio primero en el área de TI, pudieron aprender cómo convivir con la aplicación que poseían, conocer la integración con dispositivos móviles y mensajería unificada, y ver qué integraciones con el sistema de correo que utilizaban debían migrarse antes del cambio a la nueva solución para poder así acompañar a todo tipo de usuarios durante el mismo.

Los resultados
Entre las mejoras más perceptibles para los usuarios se cuentan: el mayor tamaño y el acceso sin interrupciones a las casillas de correo (desde las antiguas de 100 y 500 MB a casillas con 25 GB), el bloqueo efectivo de spam, la autogestión de contraseñas de acceso y la menor demanda de soporte por parte de los especialistas.

“Google Apps nos permite estar a la vanguardia en tecnología al servicio de las personas, por su estructura de colaboración e innovación permanente”, afirmó Durán, permitiendo mejor convivencia de los usuarios con la infraestructura de TI, gracias a un mejor uso e interacción con los dispositivos móviles, mensajería unificada y el bloqueo efectivo de correos spam.

Por otra parte, al pasar todas las tareas de administración del sistema de correo a manos de Google, se produjo una drástica reducción del tiempo que empleaba el equipo de TI en la administración del antiguo sistema. Al mismo tiempo se aumentaron las funcionalidades disponibles con la ventaja de que el acceso a las actualizaciones y mejoras es totalmente transparente y sin costo oculto. Estas son algunas de las razones que permitieron obtener un ahorro del TCO del 35% con respecto a la solución que utilizaban anteriormente.