La hoja de cálculo de Google garantiza una mayor productividad y colaboración para las empresas

La competitividad es uno de los principales impulsores de las organizaciones de hoy en día. Los gestores están constantemente en búsqueda de herramientas y soluciones que les permitan aumentar la rentabilidad de los negocios, optimizar los procesos y mejorar la productividad de sus equipos, beneficiando la comunicación entre colaboradores y consecuentemente promoviendo la innovación colaborativa.

El uso de soluciones de tecnología que facilitan la colaboración entre los equipos en entornos digitales, es una de las formas más fáciles de asegurar una mayor eficacia en la gestión de la información y el trabajo, afectando positivamente la productividad de las organizaciones y el desarrollo del diferencial competitivo, que permitirá ganar mercado y agilidad sobre la competencia, sirviendo con mayor rapidez a las necesidades de sus clientes y permitiendo posicionarse como una empresa innovadora.

Entre las soluciones utilizadas en las empresas para la rutina del trabajo, las planillas siempre fueron una de las principales herramientas de gestión, control y organización. El potencial de las planillas para apoyar en la gestión financiera, el control de equipos, procesos y proyectos cautivó a las organizaciones y se convirtió en una solución de uso diario.

Hojas de cálculo de Google? ¿Qué es eso?

En cuanto a las necesidades del mercado corporativo, Google ha desarrollado hojas de trabajo, que es una solución creada para asegurar de forma eficiente la colaboración de las personas dentro de una organización, permitiendo a los empleados hacer más que cálculos, tambièn que puedan trabajar editando hojas de cálculo simultáneamente , asignar tareas, supervisar los plazos y recibir actualizaciones de estado de un proyecto concreto.

Google Docs es parte del paquete de soluciones empresariales en la nube de Google GSuite, se destaca por la facilidad y la movilidad, asegurando que en el contexto actual de las empresas, la simplificación del negocio se centra en el medio ambiente, los equipos pueden tener acceso a su trabajo y colaborar en tiempo real desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo, con total seguridad.

Si su empresa está buscando una manera más productiva de administrar los números, trabajar mejor con sus hojas de cálculos, crear y editar macros, ver información en tablas y gráficos y colaborar eficientemente con otras personas, las hojas de cálculo de Google son la solución ideal.

Desde un complejo análisis financiero anual corporativo, a la actualización de productos o proyectos en marcha, las planillas son fundamentales para ayudar a las empresas a reunir y compartir datos siempre actualizados que permitan mejorar los procesos de gestión y toma de decisiones.

¿Cuáles son las principales características de las hojas de cálculo de Google?

Pensando en el mercado corporativo, Google ha desarrollado las hojas de trabajo para satisfacer las necesidades de la rutina organizacional, para las empresas de cualquier tamaño y cualquier segmento. Echa un vistazo a algunas de las características clave que ofrece hojas de cálculo:

  • Crear y editar hojas de cálculo en línea
  • Añadir tablas y gráficos para visualizar datos
  • Crear fórmulas para los cálculos
  • Administrar datos personalizados o macros
  • Importar y exportar hojas de cálculo en formatos estándar de Microsoft Office sin perder el formato de la información y la
  • Co- edición de hojas de cálculo entre los empleados
  • obtener ideas para optimizar automáticamente el trabajo en el panel Explorar
  • Guardar revisiones de archivos y realizar un seguimiento de las actualizaciones realizadas en las versiones anteriores

Sobre la seguridad de la información y de la Movilidad con Google Spreadsheets

Un gran beneficio para los profesionales que utilizan hojas de cálculo de Google es la facilidad de actualización de los archivos, incluso sin una conexión a Internet. Suponga que un miembro de su equipo está en un puente aéreo y necesita trabajar en algún documento, los cambios realizados por el colaborador quedarán guardados en la hoja de cálculo y una vez que el usuario se conecte a Internet, el documento se actualizará. Mucho más simple de trabajar y eleva la productividad del equipo.

Para colaborar o compartir información de una hoja de trabajo con un compañero o un equipo de trabajo sólo es necesario que el usuario tenga una dirección de correo electrónico. A partir de ahí es posible conceder permisos de acceso, sólo para visualización o edición de los documentos por los colaboradores y acompañar las actualizaciones y cambios en tiempo real realizados por el equipo. Al trabajar con las hojas de cálculo de Google, su equipo no tendrá que enviar varios archivos adjuntos y ediciones de archivos por correo electrónico, perdiendo el control de las versiones más actualizadas. La información estará siempre disponible y segura en la nube.

Al permitir que su equipo trabaje simultáneamente en una hoja de trabajo, puede agregar comentarios a las celdas específicas o hablar directamente por el documento. Toda la comunicación se almacena en la hoja de cálculo y nunca se pierde el historial de la información.

Si las nuevas planillas se guardan en una carpeta compartida, tendrán los mismos permisos para compartir la carpeta, es decir, cualquier persona que esté autorizada a ver el contenido de la carpeta podrá ver el nuevo documento y editarlo de acuerdo con los niveles de acceso definidos por su empresa.

Compruebe los niveles de acceso que su empresa puede liberar para los empleados que trabajan en Google Spreadsheets:

  • Sólo vista
  • Da acceso para la edición
  • Sólo comentarios
  • Propietario

Para organizaciones que necesitan compartir hojas de cálculo con personas fuera de su dominio ya es posible, ya que esta opción ha sido activada por el administrador de G Suite. En este caso, podrá compartir las hojas de trabajo seleccionadas con clientes, proveedores y otras personas fuera de la empresa, sin dejar de lado la seguridad de la información.

Todo el historial de los cambios realizados en los documentos se registra automáticamente, lo que es un gran beneficio para las empresas, ya que el usuario sabrá cuándo, qué y quién cambió la información en los archivos. Las hojas de cálculo se guardan automáticamente en la nube y estarán accesibles desde cualquier dispositivo autorizado, quedando así disponibles para que los empleados realicen tareas siempre en la última versión.

El uso compartido de los documentos por varios usuarios está garantizado, independientemente del sistema operativo o de las versiones de las aplicaciones. Las planillas tienen funcionalidades de colaboración para realizar revisiones, correcciones y comentarios de actividades y tareas.


La movilidad empresarial gana un importante aliado de la productividad

Todo el trabajo se lleva a cabo en un ambiente totalmente seguro. Las aplicaciones de Google dificultan el acceso a los datos, reduciendo el riesgo de acceso indebido. Además, los documentos se actualizan a menudo en la nube, lo que permite que en caso de accidente o pérdida de dispositivos, los usuarios puedan cambiar las credenciales de acceso y reanudar los documentos exactamente en el punto en que se detuvo.

Para garantizar aún más la seguridad de la información, el usuario puede:

  • Inhabilitar las opciones para descargar, copiar e imprimir hojas de cálculo a las personas con acceso a los comentarios o la visualización
  • Proteger planillas e intervalos con protección basado en ACL (listas de control de acceso)
  • Impedir que otras personas compartan las hojas de cálculo

Compatibilidad garantizada con Microsoft Excel

Para los usuarios que desean utilizar hojas de cálculo de Google, pero no tienen los documentos ya creados en Microsoft Excel y no quieren perderlos, puede editarlos directamente en hojas de cálculo de Google, sin necesidad de convertirlos. El usuario puede descargar hojas de cálculo en formato Excel o PDF antes de enviarlas a otra persona, o incluso descargar un complemento de Chrome para abrir, editar y guardar archivos de Excel sin necesidad de realizar ninguna conversión.

Aquí la lista de tres formas de trabajar con archivos de Excel en Hojas de cálculo de Google:

  • Convertir archivos de Excel en archivos de planillas en Drive.
  • Abra archivos de Excel directamente en Drive (Sin necesidad de instalar Office) e guárdelos en Drive.
  • Abra archivos de Excel en Office y guárdelos en Drive

Para aquellos que están familiarizados con Microsoft Excel, Google Spreadsheets es muy fácil de usar, ya que utiliza la misma terminología (celdas, columnas, filas, intervalos y así sucesivamente), y es compatible con fórmulas. Las fórmulas de las hojas de cálculo de Google se pueden utilizar para calcular y manipular datos. Las hojas de cálculo de Google tienen muchas funciones exclusivas que aprovechan las otras herramientas de Google y sólo funcionan porque es una aplicación de hoja de cálculo en línea. Puede, por ejemplo, utilizar funciones como Google Finance, que extrae información de los enlaces de Google Finance o Google Translate para traducir el contenido de una celda. La recolección de datos directamente de los formularios de Google para llenar una hoja de trabajo es extremadamente útil. De la misma forma, el colaborador puede crear un mapa con los datos de las hojas de cálculo.

Hay una fórmula de eficiencia en cada hoja de trabajo, donde las variables de productividad y seguridad se combinan con la facilidad de uso y con la baja inversión necesaria, ya que la empresa gastará menos, ya que el uso se cobra como servicio, por usuario y por mes . Si su empresa necesita seguir los conjuntos de datos de forma eficiente y con costos controlados, las hojas de cálculo de Google es la mejor opción.

Con el apoyo de un socio especializado como Tigabytes, que ya tiene muchas historias de éxito con clientes de diversos segmentos, que puede operar una solución que satisfaga las necesidades de gestión de su empresa y quepermitan el aumento de la productividad de sus equipos a los niveles nunca antes alcanzados.

Es evidente que las hojas de cálculo de Google son una gran solución para las empresas que desean aumentar la productividad y la colaboración entre los equipos.

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